厦门兴才职业技术学院

印章信函管理暂行规定

 

第一章  总则

第一条  印章及其相关联的公文、便函、介绍信、证明、报表等具有凭信和法律作用。为加强和规范学校印章信函的管理，维护其严肃性，确保印章信函规范使用，根据《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发[1999]25号），结合学校实际，特制定本规定。

第二条  本规定印章信函指学校党政印章（含学校钢印）、校领导业务私章、签字章，各群团组织印章，各学院、行政各处室、教辅单位、附属单位和各教学、科研单位印章，学校专用印章（如财务专用章、合同章等），以及与其相关联的公文、便函、介绍信、证明、报表等。

第三条  校党政办公室负责全校印章信函的归口管理。负责制发印章介绍信和便函本，检查监督各单位印章信函的管理使用情况。

第四条  各单位的印章、介绍信和便函本应指定政治可靠、办事公正、责任心强的人员保管。使用管理印章要认真负责，不得委托他人代盖印章。保管人员暂离岗位或假期轮班，应由单位领导指定专人代管，并办理交接手续。保管人员调离岗位、退休、单位领导要及时指定新保管人员办理交接手续。

第五条  存放印章、介绍信和便函本的位置应有加固设施，做到随用随取，用后即上锁。不得开具空白介绍信和便函，不得在空白的表格、凭据、信笺上盖公章，不得将印章携带外出使用，不得在没有监印的情况下将印章交给他人用印。

第六条  学校建立用印审批制度。各单位和个人需要用学校印章时，应按要求填写用印审批表到校办公室用印。对不符合用印规定的，监印人员应履行职责予以拒绝。各单位也必须建立用印审批登记制度，设置用印审批表或用印登记本。除公文、便函、介绍信等已有原件或存根可归档外，其他情况用印都必须作用印登记，逐项填写日期、项目、件数、经办人，审批人应在审批栏签名，另有与用印相关的文件、审批件的应随附登记本存档。

第七条  院、部、处级单位开介绍信、发便函应使用学校统一制发的介绍信和便函本，在函头空栏填写院、处名称。领用印章、介绍信和便函本应由印章保管人到校党政办公室办理，履行验核登记手续。使用后的用印登记本和便函、介绍信存根由使用单位保管，用印登记本和便函存根保管期十年，介绍信存根保存期五年。作废的印章应交校党政办公室封存或销毁。

第八条  科研机构、开发部属于校内自主设置的研究机构和产业机构，隶属学校管理，不具有法人资格。研究所、开发部（室、中心）印章不能用于对外签订合同或协议，只用于申报科技及开发项目，项目申报程序按学校有关规定执行。如有必要对外签订合同或协议的，必须报所在单位审核，经学校相关职能部门同意后，送分管校领导审批，加盖学校印章方可对外。

第九条  任何单位和个人，未经学校批准，不得以学校名义（含以学校冠名的）对外签订各种合同、协议、契约等。以学校名义签订的合同、协议、契约等原件正本由校党政办公室留存保管、存档，各部门、各单位使用时，一般只用复印件。

 

第二章  分则

第十条  公文的用印

公文用印应提交文稿和正文，有附件的应一并提交，经验核符合公文行文规范审批制度的，方予以盖公章并按规定存档。

第十一条  对外签订合同、协议的用印

以学校名义对外签订合同、协议的，经校长签字或由校长授权书面委托校分管领导、部门负责人签字后，到校党政办公室用印，分别盖学校公章、骑缝章。学校对外签订合同、协议后，在履约过程中对外付款需盖学校公章的，有关职能部门应在履行验收等手续齐全后，经部门负责人签字，报分管领导或授权委托人审批，方可办理。

第十二条  便函的办理

发便函按公文行文规范审批制度办理。各单位发便函应到各院处统一办理。需要以学校名义发便函的由各单位将便函文稿送分管校领导审批签字后到校党政办公室用学校便函专用本开出，文稿随便函存根归档。

第十三条  介绍信的办理

1、各单位对外联系工作需要开介绍信的，一般可由单位出具。确需学校出具的，应经分管领导审批后到校办公室转开介绍信，并将本单位介绍信交行政科随校介绍信存根归档。

2、出具介绍信应详细填写被介绍人的姓名、职务及所联系的单位、任务、时限。存根联与凭证联的内容应一致。所介绍的任务应符合本单位的工作范围、权限和被介绍人的身份。若因联系事项内容多，难以用一般介绍信填写，可使用便函开具。

3、出差介绍信凭出差审批件办理。处级干部由分管领导审批，其他人员由各单位领导审批。需出具学校介绍信的，按用印规定办理。

4、寒暑假师生购买优惠机票，学生凭学生证由学生处出具介绍信；教职工凭工作证，由校办出具介绍信。

5、人员调动介绍信由党政办人事科负责办理。

6、党员介绍信由党务科（党委工作部）负责办理。

第十四条  证明的办理

1、出具证明材料应根据本单位的工作范围、权限和对证明事项的了解程度，如实证明。出具证明材料按发便函的要求办理。

2、需在有关凭据上盖公章证明的，由单位领导或其授权人审批，并进行用印登记。并将凭据的复制件随用印登记本存档。

3、需证明个人有关情况（如人事关系、住房情况、学籍等）的，一般由有关职能部门出具证明。如需以学校名义证明，应由有关职能部门签署意见并履行用印审批手续后，方可根据实际需要办理。

4、技术性鉴定、证明材料需要认证鉴定人、证明人身份时，一般由人事科进行认证。需要由学校认证的，履行用印审批手续后，方可办理。鉴定材料、证明材料的内容由鉴定人、证明人负责。

5、向境外寄发论文、技术资料，应经教务处审核，确认内容不属保密范围的由教务处出具证明。在国内有关刊物上发表论文，需要学校出具保密证明的，由教务处提出意见，报分管校领导审批后，再办理盖章。

第十五条  证书的用印

1、发放学生证、毕业证、学位证书、结合证书、肄业证书、继续教育证书、学历证明、荣誉证书、聘书等办证用印，由各有关职能部门履行用印审批手续后统一到校党政办公室办理。承办单位应提交有关文件、主管校领导的审批件或正式的名单清册。

2、新发和补发工作证、补发学生证、更改学生证乘车区间等个别零星办证用印，凭人事科、学生处出具证明并履行用印审批手续后到校党政办公室办理。

3、办理毕业证书、学位证书、结业证书、学习成绩单的中外文复制件用印，凭教务处出具证明并履行用印审批手续后到校党政办公室办理。

第十六条  报表的用印

1、以学校名义编制报表的用印，应由主管校领导签发。

2、以各单位名义编制报表的用印，经单位领导审批，重要的应经主管校领导审阅同意，由各单位用印并送校办公室备案。

第十七条  其他用印

学校帐户印案预存由总务处财务科负责，以财务专用章和法人代表私章为准，均由财务科指定专人分开保管使用。计生证明由计生办负责办理，盖计生专用章。设备合同由总务处负责。学生转学及学籍证明等，由教务处负责，盖学籍管理专用章。

第十八条  印章的制发

1、学校内设机构的公章，根据学校有关机构成立、撤销、更名的文件，由校党政办公室统一制发，以学校文件行文启用。

2、校有关专门委员会和领导小组、科级单位、研究所、独立核算单位的公章，根据学校有关文件和工作需要酌情制发。校有关专门委员会和领导小组的公章以学校文件行文启用，其余的以校办公室文件行文启用。

3、各单位根据工作需要刻制业务专用章由单位领导审批，报校党政办公室备案，由各单位负责刻制使用和管理。

4、校领导名章属公务印章，根据工作需要并经校领导本人同意由校党政办公室统一制发。

5、各单位公章的规格和样式由校党政办公室根据上级规定确定。

 

第三章  附则

第十九条  违反本规定使用印章信函者，必须承担由此产生的全部后果。学校将视后果严重情况予以相应的纪律处分，直至追究法律责任。

第二十条  学校下属的独立法人单位，独立承担民事责任，在使用印章信函时，应严格遵守相应的法规和制度。

第二十一条  各单位可根据本规定制定实施细则。

第二十二条  本规定自下发之日起实行。以往有关规定如与本规定不一致的，以本规定为准。

第二十三条  本规定由校党政办公室负责解释。